ขั้นตอนของการ Organization Transformation ที่องค์กรควรรู้

เนื่องจาก Digital technology ได้เข้ามาอย่างรุนแรงและรวดเร็ว พฤติกรรมผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงจาก Digital technology และโลกาภิวัฒน์ โดยปัจจุบันทุกคนสามารถติดต่อ เชื่อมโยงได้อย่างรวดเร็วไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม ซึ่งสิ่งต่างๆ เหล่านี้ทำให้องค์กรไม่สามารถทำธุรกิจด้วยรูปแบบเดิมได้อีกต่อไป จึงจำเป็นต้องทำ Organization transformation เพื่อช่วยให้องค์กรเติบโตได้อย่างยั่งยืน ซึ่งเราได้ คุณธิดารัตน์ ฉิมหลวง กรรมการบริหาร ที่ปรึกษาธุรกิจ บริษัท เคพีเอ็มจี ภูมิไชย ที่ปรึกษาธุรกิจ จำกัด มาอธิบาย

วิธีการ Transformation ในองค์กร

Transformation คือการเปลี่ยนแปลงแบบพลิกโฉม นั่นคือ มีการเปลี่ยนแปลงอย่างน้อย 60-70% ซึ่งวิธีสำหรับการทำ Transformation คือ

  1. Assessment โดยเริ่มจากการตั้งเป้าหมายว่าจากการ Transformation ครั้งนี้อยากเห็นองค์กรเป็นอย่างไร โดยไม่ใช้เครื่องมือมาเป็นเป้าหมาย เช่น นำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้ในองค์กร แต่เป้าหมายที่แท้จริง คือ การเพิ่ม Performance ให้กับองค์กร โดยใช้ Digital technology มาเป็นเครื่องมือในการเสริมให้ Performance เป็นไปตามเป้าหมายต่างหาก จากนั้นก็ทำ Assessment ในเชิงลึก โดยสำหรับการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการ จะต้องทำความเข้าใจปัญหาของลูกค้าอย่างลึกซึ้ง ว่าลูกค้าต้องการอะไร หลังจากนั้นจะต้องเข้าใจบริบทต่างๆ ขององค์กร เช่น กลยุทธ์ กระบวนการ นโยบาย รวมถึงเข้าใจเทคโนโลยีที่มีในปัจจุบัน เพื่อที่จะได้นำมาผสมผสานได้อย่างถูกต้อง
  2. Design โดยพิจารณาจากความต้องการของลูกค้าหรือตลาด ความสามารถที่องค์กรมี ทิศทางที่องค์กรจะไป และเริ่มจากการออกแบบกลยุทธ์ขององค์กร ว่าจะต้องเปลี่ยนไปเป็นอย่างไรเพื่อให้เหมาะสมและตอบรับกับตลาดที่มี จากนั้นพิจารณาไปถึงวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร ว่ายังสามารถตอบโจทย์ได้หรือไม่ หรือจำเป็นต้องปรับให้เป็นไปตามกัน ปรับรวมไปถึงวัฒนธรรมองค์กร เพราะเกี่ยวข้องกับศักยภาพของบุคลากร, Process และ Channel หรือช่องทางสำหรับการซื้อขายสินค้า, Supply chain management นั่นคือ Design ทุกอย่างขององค์กรให้เหมาะ ถูกต้อง ตอบโจทย์ของเป้าหมายและตลาด
  3. Implement เนื่องจาก Transformation เป็นการเปลี่ยนแปลงหลายมิติ หลายบริษัทอาจเริ่มจาก Pilot ก่อนนำไปใช้ทั้งองค์กร เพื่อนำไปลองผิดลองถูก ลองใช้ดูว่าจะต้องมีการปรับอะไรเพิ่มเติมอีกหรือไม่ จะได้ไม่เกิดความเสียหายมากเกินไป รวมถึงเพื่อเป็นการเรียนรู้ เป็น Lesson learn ต่างๆ สามารถนำไปใช้ตอนที่นำไปใช้ทั้งองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและไม่มีข้อผิดพลาด ทั้งนี้การจะทำ Pilot หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับตอนทำแผน ซึ่งจะมีการจัดลำดับความสำคัญว่าจะต้องทำอะไรก่อนหลัง มีการบริหารจัดการความเสี่ยง วิเคราะห์ข้อดี ข้อเสีย แล้วจึงตัดสินใจว่าจะทำเป็น Pilot หรือนำไปใช้ทั้งองค์กรเลย หรือบางครั้งอาจจะทำแบบ Quick win คือเลือกการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยมาทำก่อน แล้วค่อยขยายผล

 

สำหรับยุค Disruption ที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว พื้นฐานสำคัญที่องค์กรควรมี คือ Agility หมายถึง ความคล่องแคล่ว ความยืดหยุ่น ความคล่องตัว กับการปรับในทุกมิติ เช่น ขั้นตอนการอนุมัติที่มีหลายขั้นตอน และใช้เวลานาน ก็ควรปรับให้ใช้เวลาลดลง แต่ยังคงอยู่ภายใต้การควบคุม หรือ Governance ที่ดี

หลักการ DCBA สำหรับการปรับตัว

หลักการ DCBA เพื่อการปรับตัวในยุคปัจจุบัน ประกอบด้วย D คือ Design thinking โดยจะต้องเข้าใจปัญหาของลูกค้า ไม่ใช่โฟกัสเฉพาะสิ่งที่ตัวเองมี จะทำให้ติดอยู่ในกับดักความสำเร็จของตัวเอง และทำให้องค์กรไปต่อไม่ได้ ถัดไปคือ C มาจาก Collaboration คือ ความร่วมมือ ซึ่งไม่ใช่ความร่วมมือเฉพาะในองค์กร แต่อย่างน้อยทุกคนในองค์กรจะต้องเห็นเป้าหมายเดียวกัน และร่วมมือกันทำบางสิ่งบางอย่างให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด แต่เมื่อต้องการความรวดเร็ว จึงต้องมี Partnership นอกองค์กรเพื่อเสริมพลัง เนื่องจากบางเรื่องที่อยู่นอกเหนือจากศักยภาพขององค์กร ถ้าทำเองจะต้องใช้เวลานานจนก้าวตามคนอื่นไม่ทัน Partnership เช่น Supply chain, Vendor ที่ช่วยเสริมผลิตภัณฑ์หรือช่องทางต่างๆ

ต่อมาคือ B มาจาก Beyond change Beyond today เนื่องจาก Transformation คือการเปลี่ยนเพื่อหวังผลถึงในอนาคตข้างหน้า จะต้องพร้อมรับมือกับทุกสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้น โดยจะต้องประเมินจำนวนสถานการณ์อย่างเหมาะสมไม่มากหรือน้อยเกินไป

ตัวสุดท้าย A คือ Agility จะต้องมีความคล่องตัวและพร้อมกับ Change management มีความสุขกับการเปลี่ยนแปลง เพราะยุคนี้การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องปกติ

การเปลี่ยนแปลงสำคัญที่วิสัยทัศน์ผู้นำ

Transformation จะเกิดขึ้นได้ สิ่งสำคัญคือผู้นำจะต้องเป็นคนเริ่มต้นและผลักดัน หลังจากนั้นทั้งองค์กรจะต้องมีส่วนร่วม และจะต้องมีการแบ่งบทบาทหน้าที่อย่างชัดเจน ส่วนถ้าเป็นพนักงานและมีไอเดียสำหรับ Transformation ก็ควรหา Influencer สำหรับช่วยถ่ายทอดหรือสานต่อไอเดียให้ไปถึงผู้บริหาร

สิ่งที่ทำให้ Transformation ไม่สำเร็จ คือ การยึดติดกับงานประจำ นั่นคืการทำ Transformation จะต้องตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน จะได้รู้ว่าถึงเวลาที่จะต้องเปลี่ยนแล้วหรือไม่ รวมถึงการมองบริบทของภายนอก เช่น ตลาด กฎข้อบังคับ (Regulation) เทคโนโลยี

ธนาคารต้องปรับตัวอย่างรวดเร็ว

Digital disruption ส่งผลกระทบโดยตรงกับธนาคาร ธนาคารจะต้องปรับตัวรวดเร็วมาก โดยการนำคู่แข่งมาเป็น Partner แล้วผลิตบริการใหม่ๆออกมาได้รวดเร็ว ทันเวลา เป็นอีกช่องทางที่ทำให้ลูกค้าเข้ามาได้เร็วขึ้น รวมถึงปรับเรื่องช่องทาง (Channel) โดยเปลี่ยนจากสาขาเป็นออนไลน์ ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพ และตอบโจทย์ลูกค้า คือ ไม่ต้องเสียเวลารอ

Transformation ไม่ใช่เรื่องที่พึ่งเกิดขึ้น เจอมาตั้งแต่อดีตแล้ว และคาดว่าจะเจอในอนาคตอีก เพราะฉะนั้นจะต้อง เปิดใจ ในการพร้อมรับและปรับองค์กรให้คล่องตัว ทำเรื่อง Change management อย่างเต็มที่ อย่าให้ความคิดเป็นแค่แนวคิด สิ่งที่สำคัญคือการลงมือปฏิบัติ เพราะสิ่งที่ต้องคิดอยู่เสมอ คือ Future starts now

นอกจากในระดับองค์กรจะ Transformation แล้ว ตัวเราเองจะต้องปรับตัวเช่นเดียวกัน เพราะคนก็เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้องค์กรนั้นขับเคลื่อนไปได้ การปรับตัวในที่นี้มีทั้งการหมั่นหาความรู้ให้เท่าทันกับโลกปัจจุบัน และการเตรียมจิตใจให้เข้มแข็งพร้อมรับกับทุกเหตุการณ์ก็สำคัญกับโลกการทำงานไม่แพ้กัน

Back